Een betalingsherinnering ?
Betalingsherinneringen worden soms ook aanmaningen genoemd. Het zijn documenten die je klant er aan herinneren dat een factuur onbetaald gebleven is terwijl de vervaldatum verstreken is. Door het versturen van deze herinnering zal je merken dat heel wat klanten tot actie overgaan. Het is dus een essentieel onderdeel van het vlot betaald krijgen van je facturen.
Hoe gaat het in zijn werk in Scribo ?
Door het bijhouden van de betalingen van je facturen in Scribo komt een factuur betaald te staan. Betalingen kunnen eenvoudig beheerd worden via een daarvoor voorzien vinkje en logica. Heeft een klant een deelbetaling gedaan dan is dit tevens te verwerken via Scribo aan de hand van het ‘betaling vinkje’. Het is tevens mogelijk om CODA bestanden – een bestand dat je van je bank kan krijgen – te gebruiken, zo hoef je de betalingen niet manueel te verwerken.
Scribo is aan de hand van de vervaldatum van een factuur en de verwerkte betalingen perfect in staat om je te wijzen op het feit dat een factuur onbetaald gebleven is. Door deze facturen op te lijsten heb je een duidelijk en handig overzicht van alle facturen waarvan de vervaldatum verstreken is.
Met een simpele druk op de knop
Door de integratie van e-mail diensten zoals office365 en gmail kunnen we heel wat taken verregaand gaan automatiseren. Zo is het mogelijk om vanuit Scribo je betalingsherinneringen door te sturen met 1 druk op de knop. Je vinkt simpelweg de facturen aan waarvoor je een herinnering wil sturen en kan door een eenvoudige klik deze herinneringen digitaal versturen. Wens je toch liever je de betalingsherinnering op de post te doen dan kan je deze ook nog perfect af printen.
Opvolging reeds verstuurde aanmaningen
Bij het versturen van een aanmaning , zij het nu digitaal of papier, wordt er een teller bijgehouden. Zo kan je perfect zien hoeveel aanmaningen reeds verstuurd werden. Er kunnen vier aanmaningen verstuurd worden, per aanmaning kan je via de instellingen een standaard tekst voorzien. Zo kan je een mildere tekst instellen voor de eerste aanmaning en een formelere en strengere tekst voorzien voor de laatste aanmaning.
Zijn er facturen die op aanmaning nummer 4 staan , dan komen deze in een apart overzicht terecht. Dit noemen we advocatendossiers in Scribo aangezien deze verder behandeld worden buiten de organisatie.
Wil je hier meer over te weten komen ?
Aarzel niet ons te contacteren we helpen je graag verder
